Kế sách tức thời xử lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng 

Đối với một số mặt hàng hay sản phẩm có niên hạn sử dụng, đôi khi chúng ta mua về kinh doanh thì nó dẫn đến việc hàng hóa hết đát. Xử lý hàng hóa hết đát không chỉ về mặt vật lý mà còn về mặt sổ sách hồ sơ nữa. 

Để thực hiện hạch toán sổ sách và xử lý vật lý thì thường doanh nghiệp phải đánh giá lại kho, kiểm kê kho lại kho bằng cách là chúng ta phải có một biên bản họp của hội đồng thành viên sau đó là biên bản họp của ban lãnh đạo và thủ kho để ra phương án xử lý: Một là thanh lý, hai là tiêu hủy.

Thanh lý sản phẩm 

Doanh nghiệp bán lẻ thường chỉ có thể thanh lý sản phẩm trước khi hết hạn sử dụng. 

Thường thì chúng tôi gọi hàng tồn kho chậm luân chuyển (không di chuyển trong 6-12 tháng), hàng tồn kho chết – 12 (không được di chuyển từ 1 năm). Nhưng với doanh nghiệp bán lẻ hàng tồn kho chậm luân chuyển hàng hàng tồn kho chết sẽ phụ thuộc vào “hạn sử dụng” của mỗi loại hàng khác nhau.

Hàng tồn kho chậm là dấu hiệu báo trước của hàng tồn kho chết. Khi điều đó xảy ra, hàng tồn kho của bạn sẽ trở thành một trở ngại và khó loại bỏ khỏi hoạt động kinh doanh. 

Các nhà sản xuất thực phẩm và đồ uống thường phải đối mặt với việc tìm ra những việc cần làm với sản phẩm gần đến ngày “bán trước”, “hạn sử dụng” hoặc “hạn sử dụng tốt nhất”. Những ngày này khiến họ không thể bán hàng qua kênh khách hàng truyền thống và họ phải tìm ra những cách mới để cứu vãn không chỉ sản phẩm mà còn cả doanh thu tiềm năng.

Thường thì việc tiêu thụ loại mặt hàng này không tiếp tục diễn ra trên các kênh truyền thống, tại thị trường nước ngoài, họ thực hiện bán hoặc thanh lý qua một số cách như sau: 

• Bán cho các hàng tạp hóa – nơi chuyên bán những mặt hàng mà các chuỗi cửa hàng tạp hóa truyền thống không muốn bán – chẳng hạn như hộp bị móp, tồn kho quá nhiều hoặc những mặt hàng gần hết hạn sử dụng. Những người bán hàng tạp hóa giảm giá mua những sản phẩm này với giá vài xu, bán lại cho người tiêu dùng với giá thấp.
• Bán cho các nhà sản xuất thực phẩm ăn nhẹ: Các hộp đồ ăn nhẹ được tuyển chọn và các dịch vụ đăng ký sẽ gửi sản phẩm đến người tiêu dùng và văn phòng hàng tháng. Ý tưởng là để sản phẩm được tiêu thụ trước khi chuyển hàng tiếp theo đến. Do đó, ngày hết hạn thường ít hạn chế hơn và có thể gần với ngày giao hàng một cách hợp lý.
• Bán cho nhà sản xuất đông lạnh: Thực phẩm vẫn an toàn khi ăn khi được bảo quản và đông lạnh đúng cách, vì vậy, nhiều nhà cung cấp nguyên liệu bán sản phẩm gần hết hạn sử dụng của họ cho các nhà sản xuất thực phẩm đông lạnh. Các thành phần được kết hợp trước ngày hết hạn sử dụng hoặc hết hạn, sau đó được đông lạnh để giữ độ tươi.

Tất nhiên các sản phẩm đã bị ổ nhiễm hoặc hư hỏng, có bao bì bị móp,… không đảm bảo an toàn thực phẩm sẽ bị dừng bán và tiêu hủy. 

Tại Việt Nam, chưa có văn bản chính thức hoặc công bố nào cân nhắc đến vấn đề  tiếp tục tiêu thụ sản phẩm quá hạn, có thể do rằng các điều kiều bảo quản và nghiên cứu về vấn đề này chưa có điều kiện để phát triển. Còn đối với các mặt hàng sắp hết hạn thì tại Việt Nam vấn có một số hướng để thanh lý đi (một số bên nhận xử lý) nhưng giá thành cao và không bền vững. 

Tiêu hủy

Tiêu hủy không có nghĩa là doanh nghiệp của bạn làm một mồi lửa thiêu hết hàng tồn kho của mình, xử lý hàng hóa vật lý và còn phải xử lý tiêu hủy  hàng hóa trên sổ sách nữa. 

Thường thì doanh nghiệp sẽ hợp tác với một bên thứ 3 chuyên cung cấp dịch vụ tiêu hủy hàng.

Ví dụ doanh nghiệp của bạn phân phối thịt tươi ở các siêu thị, khi thịt của bạn hết hạn sử dụng bạn phải thu hồi lại và giao cho một bên thứ 3 xử lý cho bạn. Họ sẽ tiêu hủy như thế nào hoặc mang đến đâu làm gì, đều cần được trình bày trong một văn bản pháp lý chi tiết. Bạn cần kèm theo hợp đồng chi tiết với bên thứ 3 này khi giải trình với cơ quan thuế về vấn đề hàng tồn kho. 

Quản lý hàng tồn kho hết hạn sử dụng 

Quản lý hàng tồn kho hết hạn chưa bao giờ là dễ dàng

Hàng hết hạn là vấn đề mà bạn có thể sẽ phải đối mặt trong suốt thời gian hoạt động của cửa hàng. Mặc dù bạn không thể loại bỏ nó hoàn toàn nhưng ít nhất bạn có thể giữ nó ở mức tối thiểu. Có nhiều chiến thuật khác nhau về cách loại bỏ hàng tồn kho hiện có, và sau đó là các kế hoạch lâu dài hơn về cách giảm thiểu sự xuất hiện của hàng tồn kho.

Ngành bán lẻ là một thực thể năng động và luôn thay đổi. Do nhu cầu của người tiêu dùng thay đổi liên tục, bạn có thể mong đợi doanh số bán hàng của mình sẽ biến động. Bạn cũng có thể phải đối mặt với tình trạng hết hàng nếu không chú ý đến các sản phẩm trên kệ của mình. Nếu bạn thấy mình đang phải vật lộn với vấn đề này, bạn không thể bỏ qua nó và hy vọng nó sẽ biến mất.

Quản lý hàng tồn kho đã hết hạn là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp gặp phải và có thể là một nhiệm vụ đầy thách thức. Một trong những thách thức lớn nhất là xác định mặt hàng nào đã hết hạn sử dụng và khi nào chúng cần được loại bỏ khỏi kệ của bạn. Điều này có thể đặc biệt khó khăn nếu bạn có số lượng lớn sản phẩm hoặc nếu ngày hết hạn không được đánh dấu rõ ràng.

Một thách thức khác là tìm cách xử lý lượng hàng tồn kho này đồng thời giảm thiểu tổn thất. Việc vứt nó đi không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất vì điều này có thể dẫn đến những lo ngại về môi trường và dư luận tiêu cực cho doanh nghiệp của bạn.

Ngoài ra, việc quản lý hàng tồn kho đã hết hạn đòi hỏi thời gian và nguồn lực mà lẽ ra có thể được dành cho các khía cạnh khác trong hoạt động của bạn. Nó cũng chiếm không gian quý giá trong khu vực lưu trữ của bạn, điều này có thể hạn chế dung lượng cho các sản phẩm mới.

Quản lý hàng tồn kho đã hết hạn đòi hỏi phải chú ý cẩn thận đến từng chi tiết và có chiến lược hiệu quả để xử lý các mặt hàng không thể bán được mà không ảnh hưởng tiêu cực đến lợi nhuận hoặc danh tiếng. Tuy nhiên, với cách tiếp cận phù hợp, có thể biến thách thức này thành cơ hội phát triển và thành công trong quản lý mua sắm.

Khi hàng đã hết hạn, doanh nghiệp sẽ khó thanh lý hàng. Thường trong trường hợp này doanh nghiệp sẽ cần phải tiêu hủy chúng.

Một số chiến thuật loại bỏ hàng tồn kho gần hết hạn như là: kết hợp các mặt hàng tồn kho chết với mặt hàng bán chạy, quà tặng, giảm giá, quyên góp, trả lại,…. doanh nghiệp có thể áp dụng nhưng không nên lạm dụng. Cách đẩy hàng tồn kho hiệu quả nhất xuất phát từ cách quản lý hàng tồn kho trong dài hạn, có kế hoạch cụ thể để  tối ưu chi phí lưu kho trong cả chuỗi.

Tầm quan trọng của việc hiểu khách hàng của bạn 

Hiểu khách hàng của bạn là rất quan trọng khi nói đến việc quản lý hàng tồn kho đã hết hạn. Nó giúp bạn xác định sản phẩm nào đang có nhu cầu và sản phẩm nào không. Bằng cách hiểu sở thích của khách hàng, bạn có thể điều chỉnh chiến lược tiếp thị và cung cấp sản phẩm cho phù hợp.

Một cách để hiểu khách hàng của bạn là phân tích hành vi mua hàng của họ. Hãy xem họ mua gì, tần suất họ mua và những yếu tố nào ảnh hưởng đến quyết định của họ. Thông tin này có thể giúp bạn xác định các xu hướng và mô hình sẽ hướng dẫn bạn đưa ra quyết định sáng suốt về việc nên tích trữ hoặc ngừng sản phẩm nào.

Một cách khác để hiểu khách hàng của bạn là thu hút phản hồi trực tiếp từ họ. Tiến hành khảo sát hoặc nhóm tập trung để thu thập thông tin chi tiết về trải nghiệm của họ với sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Sử dụng phản hồi này để cải thiện các dịch vụ hiện có hoặc phát triển các sản phẩm mới đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng .

Hiểu khách hàng của bạn là chìa khóa để quản lý hàng tồn kho đã hết hạn một cách hiệu quả vì nó cho phép bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu dựa trên thông tin chi tiết trong thế giới thực thay vì chỉ phỏng đoán hoặc trực giác. Bằng cách dành thời gian để thực sự hiểu khách hàng của bạn là ai và điều gì thúc đẩy họ, bạn sẽ có vị thế tốt để thành công trong mọi điều kiện thị trường.

Xây dựng quy trình xử lý hàng tồn kho hết hạn trong doanh nghiệp 

Trước hết để xây dựng quy trình xử lý hàng tồn kho hết hạn đúng chuẩn, doanh nghiệp cần có căn cứ về pháp lý, đặc biệt là các hồ sơ liên quan đến thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng được khấu trừ. 

Theo như pháp luật hiện hành, việc sử dụng sản phẩm, hàng hóa hết hạn gây nguy hiểm trực tiếp đến sức khỏe người tiêu dùng và buôn bán hàng hết hết hạn sẽ bị phạt nặng. Vậy nên nhà nước chỉ ban hàng các quy định liên quan đến xử lý tiêu hủy hàng tồn kho hết hạn chứ không có bất cứ điều luật nào liên quan đến thanh lý hàng tồn kho hết hạn.  

Tiêu hủy hàng hóa hết hạn, hư hỏng là một quy trình quan trọng trong quản lý hàng hóa, đặc biệt là trong ngành công nghiệp thực phẩm và y tế. Việc thực hiện thủ tục tiêu hủy đúng quy định không chỉ đảm bảo sự an toàn cho người tiêu dùng mà còn góp phần bảo vệ môi trường. Vậy nên đối với một số doanh nghiệp, hồ sơ với cơ quan thuế là một, ngoài ra còn cần hồ sơ nộp cho sở ý tế và môi trường. 

Khi xây dựng được một quy trình xử lý hàng tồn kho hết hạn chuẩn pháp lý và phù hợp với mặt hàng của doanh nghiệp, các nhân viên sẽ có cơ sở để nhận biết, thu gom, phân loại và đưa đến nơi xử lý phù hợp các mặt hàng hết hạn, hư hỏng, không đạt chuẩn,… 

Tuy nhiên nếu chỉ dừng lại quy trình xử lý hàng tồn kho hết hạn, cận date, hư hỏng,… doanh nghiệp vẫn chưa thể tối ưu công việc quản lý kho hàng cũng như là hạn chế lãng phí xử lý hàng tồn kho kịp thời.  

Giải pháp tổng thể cho doanh nghiệp đó là; xây dựng một hệ thống quy trình quản lý kho tổng thể bao gồm nhiều quy trình kho nhỏ hơn, để các bước quản lý kho đều được tự động hóa. Doanh nghiệp sẽ được thông báo về các mặt hàng cận date, những mặt hàng chậm lưu chuyển từ đó có kế hoạch đẩy hàng hiệu quả nhất.